Cuối tháng 10 vừa qua, Tổng công ty Phát điện 2 đã áp dụng thành công hệ thống ERP để phục vụ công tác lập Báo cáo tài chính theo mô hình Công ty cổ phần với sự hỗ trợ của Công ty Viễn thông Điện lực và Công nghệ thông tin.
Hội nghị trực tuyến triển khai sử dụng hệ thống ERP để lập Báo cáo tài chính (Ảnh chụp trước tháng 5/2021)
Hệ thống ERP là gì?
ERP (Enterprise resource planning systems) là Hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp. Đây cũng là một mô hình công nghệ quản lý đa chức năng phân tích dữ liệu nhiều hoạt động của doanh nghiệp như, tài chính, kế toán, vật tư… trong một phần mềm duy nhất. Nền tảng công nghệ, tính năng của ERP phát triển dựa trên cơ sở hệ thống Oracle EBS, được EVN hiệu chỉnh cho phù hợp với các quy định của Nhà nước và của Tập đoàn trong các lĩnh vực hoạt động liên quan.
Trước khi áp dụng ERP, việc báo cáo tài chính của Tổng công ty và các đơn vị thành viên phải thực hiện thông qua hệ thống thông tin quản lý tài chính –FMIS kết hợp với các hồ sơ bản giấy. Việc này mất nhiều thời gian, công sức và khả năng truy xuất dữ liệu còn nhiều hạn chế. ERP ra đời đã giải quyết được các nhược điểm này, các hồ sơ bản giấy giờ đây đã được số hóa, đồng bộ lên hệ thống giúp tăng năng suất, giảm thời gian xử lý công việc, chuẩn hóa và chính xác trong các số liệu báo cáo.
Với các ưu điểm này, từ cuối năm 2016, EVNGENCO2 đã tiến hành đào tạo cho toàn bộ Tổng công ty và các đơn vị thành viên sử dụng hệ thống ERP vào việc lập Báo cáo tài chính. Theo đó, đến Quý II/2017, Báo cáo tài chính của Công ty mẹ và Hợp nhất toàn EVNGENCO2 đã được lập hoàn toàn trên hệ thống ERP.
Giao diện hệ thống ERP
Chuyển đổi thành công hệ thống ERP phục vụ công tác lập Báo cáo tài chính theo mô hình Công ty cổ phần
Ngày 01/07/2021, EVNGENCO2 chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp (mô hình Công ty cổ phần), điều này phát sinh việc EVNGENCO2 cần lập Báo cáo tài chính tại ngày 30/06/2021 cho giai đoạn Công ty TNHH MTV và Báo cáo tài chính từ ngày 01/07/2021 cho giai đoạn Công ty cổ phần. Để thực hiện điều này, EVNGENCO2 đã ban hành Quyết định số 138/QĐ-EVNGENCO2 ngày 07/09/2021 về việc phê duyệt kế hoạch thực hiện chuyển đổi hệ thống ERP phục vụ công tác lập Báo cáo tài chính theo mô hình Công ty cổ phần với sự hỗ trợ của Công ty Viễn thông Điện lực và Công nghệ thông tin (EVNICT) - đây là đơn vị có kinh nghiệm và đã hỗ trợ triển khai thành công chuyển đổi hệ thống ERP phục vụ công tác lập Báo cáo tài chính theo mô hình Công ty cổ phần của Tổng công ty Phát điện 3 khi chuyển sang CTCP năm 2019. Theo đó, EVNICT đã tư vấn kế hoạch tổng thể thực hiện chuyển đổi gồm các bước sau:
Sao lưu, dựng hệ thống mới bao gồm 01 hệ thống cho Công ty TNHH MTV và 01 hệ thống cho CTCP.
- Thực hiện xử lý trên hệ thống: Đơn vị thực hiện đóng kỳ phân hệ GL (Sổ cái tổng hợp - General Ledger) và các phân hệ phụ từ tháng 6 trở về trước.
- Thực hiện xử lý dữ liệu đảm bảo Báo cáo tài chính giai đoạn cổ phần lên đúng theo yêu cầu thống nhất (quy định theo Luật kế toán, Thông tư số 200/2014/TT-BTC).
Từ ngày 10/09/2021 đến ngày 30/09/2021, trong bối cảnh dịch COVID-19 vẫn đang diễn ra trên phạm vi cả nước, Tổng công ty và các đơn vị phụ thuộc, cùng lực lượng nhân sự của EVNICT, tổng cộng khoảng 30 nhân sự đã nỗ lực phối hợp từ xa, thực hiện hoàn thiện đạt chất lượng tất cả các bước của Quyết định số 138/QĐ-EVNGENCO2, cùng hoàn thành vượt tiến độ 25 ngày so với kế hoạch đề ra. Đến ngày 07/10/2021, đại diện EVNGENCO2 cùng đại diện EVNICT đã cùng ký Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành đợt 1, chạy song song 2 hệ thống ERP cho TNHH và CTCP. Và đến ngày 25/10/2021, EVNGENCO2 đã hoàn thành nhiệm vụ lập Báo cáo tài chính Quý III/2021 theo loại hình Công ty cổ phần, đáp ứng đúng tiến độ và chất lượng đề ra.
Minh Lương – Đức Trung